一、基本事項
1.展覽會名稱或展覽項目名稱(全稱、簡稱、中文、外文)
2.展覽日期
3.開館時間
4.會場地點
5.會場使用日期
6.展覽內容
7.展覽性質(貿易、批發(fā)、零售、宣傳、招商等)
8.觀眾性質和入場方式
9.展出者數(shù)
10.展出目的
11.展出內容
12.展出面積、展出規(guī)模(參展公司數(shù)等)
13.主辦者
14.協(xié)辦者、贊助者、支持者
15.承辦者
(該概要主要供有關領導和部門掌握，并可以做宣傳基本資料)

二、總體安排
1.成立籌備組，籌備人員分工
2.制定工作方案
3.制定工作日程
4.制定費用預算
5.確定合作者，商量分工、落實方案、簽訂協(xié)議
6.召開籌備人員會議

三、設計實施
1.設計
(1)確定設計整體要求、風格、標志、色調等
(2)選擇或委托設計人員或設計公司并交代設計要求
(3)進行場地和施工設計：平面設計、單元設計、施工設計、道具設計
(4)宣傳設計：廣告、海報、資料、資料袋、信封、信紙等
(5)特殊設計：大門、裝飾、問訊臺等
(6)內部審查、外部(展覽會等)審查
(7)修改設計
(8)向參展公司提出設計施工方面的要求
2.施工：選擇、委托施工公司(索報價、洽談、簽約)，安排、監(jiān)督施工
3.會場
(1)確定面積
(2)索資料和圖紙(規(guī)定、圖紙、申請表、合同等)
(3)選擇場地、租用場地
(4)基本設施：地面、負荷、照明、電、水、氣、空調、消防、擴音設備、倉庫、辦公室、會議室等
(5)需要注意的事項：通道寬度、緊急出口、禁止明火、禁煙、限高等
(6)展期的展場管理、保衛(wèi)、清掃
4.展臺
(1)基本設施：尺寸、用料、地面覆蓋物、地毯、框、架、板、司標板、照明、桌、椅、廢紙簍等
(2)租用設施：展柜、展架、模型、模特兒、衣架、燈具、花草等
(3)其他服務：電、水、氣等
5.辦公室、接待室、備餐室、休息室
(1)家具：沙發(fā)、茶幾、辦公桌、椅、備餐桌等
(2)用具：電話、傳真、復印機、打字機、電腦、冰箱、燒水器、爐、茶具、咖啡具等
6.道具運輸，包括去程和回程：道具裝箱、制作清冊等
7.施工安排
(1)特殊道具制作：文圖、大門、問訊臺等
(2)現(xiàn)場施工，包括搭建、展品布置和拆除：日期、時間、人員、監(jiān)督、交接
(3)展出期間展臺維護

四、展品運輸
1.參展公司
(1)招展，宣傳、寄發(fā)申請表
(2)確認申請，召開展出者籌備會議，發(fā)或寄有關資料：展覽會概況、聯(lián)系地址、工作日程、運輸安排、設計要求、行政安排等
2.展品
(1)公司安排的展品、模型(種類、范圍、數(shù)量等)
(2)統(tǒng)一征集、調轉、采購的展品
(3)裝箱前測試將操作演示的展品
(4)準備或要求準備展品說明包括技術數(shù)據(jù)說明、文圖說明
(5)安排或要求安排包裝
(6)大型展品比如機械設備運抵展臺后安排組裝調整
3.運輸
(1)安排運輸日程：展品集中日期，辦理單證，展品陸運發(fā)運日期，展品海運發(fā)運日期，辦理通關和保稅手續(xù)，展品運至展臺時間，空箱儲存、回運，回運展品、道具時間，辦理結關、回運手續(xù)，回運發(fā)運日期
(2)選擇運輸公司和代理：索報價、比價、談判、簽約
(3)集中展品、理貨
(4)租船：船名、船期
(5)裝箱：集裝箱或木套箱，落實箱源
(6)安排裝車、裝船
(7)國外運輸安排：通關、運至展臺、開箱清點、空箱存放和回運、結關、安排回程運輸
(8)回國運輸安排：結關、港口至倉庫運輸、分運、開箱清點交接
4.有關手續(xù)及單證：參展者辦理，組織者審核、匯總
(1)作清冊(15份)，內容包括展品、免費樣品、宣傳品、接待品、贈送品、工具等
(2)做貨載衡量單(8份)，參展者辦，組織者匯總
(3)辦出口許可證，注意一般許可或特別許可
(4)做類別單
(5)出具報關函、出口報關單
(6)辦運輸保險
(7)辦商檢證(參展者辦)
(8)辦普惠制證明
(9)辦原產地證明或領事認證(組織者辦)
(10)出具免征港務費函、包裝情況表，發(fā)委托裝船通知書
(11)做裝箱單
(12)裝車、船后索提單

五、宣傳廣告
1.宣傳文字
2.基本資料
(1)展覽概要(單頁)
(2)展覽指南：公司介紹(名稱、地址)、展出內容、產品介紹、展臺號等，平面圖、會場地圖、導向圖、詢問地址等
(3)信封、信紙、資料袋
3.宣傳對象：(貿易商、制造商、零售商、批發(fā)商、消費者等)
4.宣傳渠道：(公關代理、廣告代理、使館、航空公司、貿易機構等)
5.宣傳方式
(1)新聞：新聞招待會、記者接待室、新聞稿發(fā)布
(2)刊物：在報紙、雜志、內部刊物刊登廣告、消息
(3)海報、招牌廣告
(4)直接發(fā)函：組織者和參展者都寄發(fā)，寄發(fā)給目標觀眾、工商團體、新聞機構等
(5)電視、電臺：刊登廣告、消息
(6)記錄：攝像、攝影(開幕式、招待會、記者招待會、展場、洽談等)
(7)展覽會目錄：填交登錄材料、刊登廣告
6.宣傳資料運輸：裝箱、造冊

六、展臺工作和貿易活動
1.準備貨源、貨單、價格單、合同和成交條件
2.編印詢問表、記錄表、統(tǒng)計表和其他表格
3.選擇、培訓展臺人員，并交代展臺工作要求
4.布置展臺、檢查展臺文字、測試展品
5.介紹、演示展品
6.散發(fā)資料
7.接待觀眾、接待記者、接待貴賓
8.貿易洽談、成交
9.調研：包括市場調研、展出設計布置和效果等
10.報告會、講座
11.統(tǒng)計、記錄
12.展臺管理：安排輪班，現(xiàn)場工作安排、管理，維護展臺環(huán)境和秩序，監(jiān)督展臺人員的工作和效率，總結分析每天展出情況，采取必要的工作調整
13.評估總結
14.后續(xù)工作

七、儀式
1.開幕式/館日、招待會
日期、時間、地點、范圍、規(guī)模、程序、主賓、出席人(名單)、邀請(請柬、印刷、郵發(fā))、簽到(名片盒、簽到薄、簽字筆、胸牌、胸花)、儀式、講話(講話稿內容、審核、翻譯、設備)、剪彩(立桿、彩帶、剪刀、手套、托盤、持彩托盤人、引導)、參觀(路線、引導、解說)、招待會、備餐(人數(shù)、標準、酒菜水內容)、資料(展覽會介紹、講話稿、貴賓名單)、禮品
2.邀請安排
(1)邀請函或請柬格式
(2)印制、寄發(fā)日程
(3)邀請范圍、名單收集篩選
3.人員安排
(1)發(fā)言人
(2)工作人員
4.場地安排：大廳、貴賓室、簽到臺、租用布置
5.用具、資料
(1)用具：國旗、國歌磁帶或樂譜、簽到簿、簽到筆、名片盒、佩花、裝飾花、彩帶、立桿、剪刀、手套、托盤
(2)資料：儀式程序表、講話稿、展覽介紹
6.其他安排：停車、貴賓引導、安全、保衛(wèi)、消防

八、交際
1.拜會：對象、日程、安排、資料、禮品
2.宴請：對象、日程、邀請、地點安排、菜水安排、座位安排、講話安排
3.禮品：購買、制作、包裝
4.聯(lián)系征求支持單位
5.發(fā)函致謝支持單位
6.禮品、招待品裝箱造冊

九、行政
1.展覽團：設立展覽團管理體系，任命展覽團管理人員，挑選展臺人員包括推銷人員、技術人員等，雇傭展臺輔助人員包括招待員、譯員，編制名單等
2.證件：辦理簽證、展覽會入場證等
3.交通：安排行期和路線、訂機、船、車票，向參展公司確認或自行安排
4.市內交通：有些地方需要統(tǒng)一安排展臺人員上下班的交通
5.住宿：統(tǒng)計要求，尋房、索價、談判、訂房，向參展公司確認或自行安排
6.膳食：統(tǒng)計要求，選擇餐廳、談價、訂餐，向參展公司確認或自行安排
7.服裝：統(tǒng)一制作或提出要求
8.財務：做預算、管理開支、支付費用：展覽場地費、施工費、道具費、水電費、電話費、運輸費、住房費、廣告費等